BAB II
MANAJEMEN PROYEK


2.1. Pengertian Manajemen
H. Koontz (1982) memberikan definisi manajemen sebagai berikut :
“Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumberdaya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi yang telah ditentukan”
Lebih lanjut pengertian diatan dapat diuraikan sebagai berikut :
• Merencanakan, dapat diartikan memilih dan menetapkan langkah-langkah kegiatan yang akan datang untuk mencapai sasaran. Langkah pertama adalah menentukan sasaran yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan langkah kegiatan untuk mencapainya. Perencanaan dimaksudkan untuk menjembatani antara sasaran yang akan dicapai dengan keadaan awal. Salah satu kegiatan perencanaan adalah pengambilan keputusan dalam proses pemilihan alternative.
• Mengorganisir, dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumberdaya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efektif. Untuk itu diperlukan pengaturan peranan masing-masing anggota yang dijabarkan menjadi pembagian tugas, tanggung jawab dan otoritas yang disusun secara struktur organisasi.
• Memimpin, adalah aspek yang penting dalam mengelola suatu usaha, yaitu mengarahkan dan mempengaruhi sumberdaya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan segala sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan. Mengarahkan dan mempengaruhi adalah sangat erat hubungannya dengan motivasi, pelatihan, penyeliaan, koordinasi dan konsultasi. Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah gaya kepemimpinan yang hendak diterapkan karena sangat berpengaruh terhadap keberhasilan dalam proses pencapaian tujuan.
• Mengendalikan, adalah menuntun, yang dapat diartikan memantau, mengkaji dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Dalam fungsi ini, hasil-hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana. Oleh karena itu, umumnya telah dibuat tolok ukur seperti ; anggaran, standar mutu, jadwal penyelesaian pekerjaan dan lain-lain yang dianggap perlu. Jika terjadi penyimpangan, maka segera dilakukan pembetulan. Dengan demikian pengendalian merupakan salah satu upaya untuk meyakini bahwa arus kegiatan bergerak kea rah sasaran yang diinginkan.
• Staffing, sering dimasukkan sebagai salah satu fungsi manajemen tetapi banyak yang beranggapan bahwa kegiatan ini merupakan bagian dari fungsi mengorganisir. Staffing meliputi pengadaan tenaga, jumlah maupun kualifikasi yang diperlukan bagi pelaksanaan kegiatan, termasuk perekrutan, pelatihan dan penyeleksian untuk menempati posisi dalam organisasi.

2.2. Pengertian Manajemen Proyek

H. Kerzner (1982) memberikan definisi Manajemen Proyek sebagai berikut :
“Manajemen Proyek adalah suatu proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumberdaya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan, lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan “hirarki” vertikal maupun horisontal.”.
Dari definisi tersebut terlihat bahwa konsep manajemen proyek tidak bermaksud meniadakan arus kegiatan vertikal atau mengadakan perombakan besar-besaran dari manajemen umum/tradisional, tetapi hanya memasukkan suatu teknik baru demi kelancaran arus kegiatan proyek.

Konsep manajemen proyek mengandung hal-hal pokok sebagai berikut :
a. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencakanan, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan sumberdaya perusahaan yang berupa manusia, dana dan material.
b. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik. Ini memerlukan teknik dan metode pengelolaan yang khusus terutama pada aspek perencaan dan pengendalian.
c. Memakai pendekatan system
d. Mempunyai hirarki (arus kegiatan) horizontal di samping vertical.

2.3. Batang Tubuh Ilmu Manajemen Proyek (Project Management - Body Of Knowledge/PM-BOK)

Ilmu Manajemen Proyek termasuk disiplin ilmu manajemen, yaitu pengetahuan tentang mengelola suatu kegiatan. Dalam hal ini kegiatan bersifat spesifik yang berbentuk proyek atau lebih luas lagi mengelola dinamika perubahan. Sebagai ilmu manajemen, profesi manajemen proyek berkaitan erat dengan fungsi merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan proyek yang seringkali sarat denga kandungan disiplin ilmu arsitektur, engineering, akuntansi, keuangan dan ilmu-ilmu lainnya. Jadi disinilah letak perbedaan antara profesi manajemen proyek dengan profesi-profesi lainnya.

Project Management Institute (PMI) mengembangkan suatu model manajemen proyek yang dikenal sebagai PM-BOK yang terdiri dari 8 (delapan) fungsi, dimana 4 (empat) fungsi dasar dan 4 (empat) fungsi integrasi sebagai berikut :

a. Fungsi Dasar
1. Pengelolaan lingkup proyek
2. Pengelolaan waktu / jadwal
3. Pengelolaan biaya
4. Pengelolaan kualitas / mutu

b. Fungsi Integrasi
1. Pengelolaan sumberdaya (manusia dan non-manusia)
2. Pengelolaan kontrak dan pembelian
3. pengelolaan resiko
4. pengelolaan komunikasi

2.4. Fungsi Dasar Manajemen Proyek

a. Pengelolaan Lingkup proyek
Lingkup proyek adalah total jumlah kegiatan atau pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang diinginkan oleh proyek tersebut. Misalnya produk proyek engineering konstruksi dapat berupa instalasi gedung bertingkat, sedangkan proyek engineering manufaktur menghasilkan kendaraan bermotor tipe baru. Dalam hubungan ini dokumen yang berisi batasan lingkup proyek yang memuat kuantitas, kualitas, spesifikasi dan criteria amatlah penting artinya. Meskipun tidak mungkin untuk menuliskan sekian banyak komponen lingkup proyek kedalam suatu dokumen resmi, namun perlu diusahakan agar dalam implementasinya nanti masalah-masalah yang penting jangan sampai membuka peluang timblnya interpretasi yang berbeda antara pihak-pihak yang berkepentingan, terutama antara pemilik dan kontraktor. Juga diusahakan agar tidak terjadi penambahan atau pengurangan lingkup proyek secara substansial. Semua ini merupakan bagian dan fungsi pengelolaan lingkup proyek.


b. Pengelolaan Waktu / Jadwal
Waktu atau Jadwal merupakan salah satu sasaran utama sebuah proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan berbagai bentuk kerugian, misalnya, penambahan biaya. Pengelolaan waktu meliputi perencanaan, penyusunan dan pengendalian jadwal. Salah satu teknik yang spesifik untuk maksud tersebut adalah mengelola Float atau Slack pada jaringan kerja serta konsep cadangan waktu yang diperkenalkan oleh D.H. Bush, (1991). Akan dibahas pada bab berikutnya.

c. Pengelolaan Biaya
Pengelolaan Biaya meliputi segala aspek yang berkaitan dengan hubungan antara dana dan keiatan proyek. Mulai dari proses memperkirakan jumlah keperluan dana, mencari dan memilih sumberdaya serta macam pembiayaannya, perencanaan serta pengendalian alokasi pemakaian biaya sampai kepada akuntasi dan administrasi pinjaman dan keuangan. Agar pengelolaan bias efektif, terutama dalam aspek perencanaan dan pengendalian biaya proyek, maka disusun bermacam-macam teknik dan metode. Misalnya teknik penyusunan anggaran biaya proyek, identifikasi varians, konsep nilai hasil dan lain-lain.

d. Pengelolaan Kualitas / Mutu
Mutu, dalam kaitannya dengan proyek diartikan memenuhi syarat untuk penggunaan yang telah ditentukan. Agar suatu produk atau jasa hasilnya memenuhi syarat penggunaan, maka diperlukan suatu proses yang panjang dan kompleks, mulai dari mengkaji apa saja syarat-syarat penggunaan yang dikehendaki oleh pemilik proyek atau pemesan produk, menjabarkan persyaratan tersebut menjadi criteria dan spesifikasi, serta menuangkannya menjadi gambaran-gambaean instalasi atau produksi. Juga termasuk menganalisis sumberdaya serta jadwal sampai dengan merencanakan dan mengendalikan aspek muta pada tahap implementasi atau produksi. Semua kegiatan tersebut adalah bagian dari pengelolan kualitas atau mutu.

2.5. Fungsi Integrasi Manajemen Proyek
Fungsi integrasi manajemen proyek terdiri dari pengelolaan sumberdaya, pembelian/kontrak, resiko dan komunikasi. Berdasarkan model 3 tiga) dimensi PM-BOK, fungsi ini digambarkan sebagai persilangan dan mengkaitkan seluruh fungsi dasar menajemen proyek.
a. Pengelolaan Sumberdaya
Pengelolaan Sumberdaya terdiri dari pengelolaan sumberdaya manusia dan non-manusia. Salah satu fungsi pengelolaan yang tersulit dalam pengelolaan sumberdaya adalah pengelolaan sumberdaya manusia, dimana dimulai dari inventarisasi kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan, membentuk tim, melatih, memotivasi serta membimbing agar menjadi suatu tim yang tangguh untuk menangani kegiatan proyek yang menjadi tanggung jawabnya. Oleh karena itu pimpinan proyek diharapkan menguasai aspek motivasi, perilaku hubungan antar-manusia dan kecakapan penanganan komplik dari fungsi kepemimpinan, karena umumnya otoritas formal pimpinan proyek amat terbatas dan siklus proyek relative singkat. Adapun pengelolaan sumberdaya non-manusia dapat berbentuk material seperti peralatan konstruksi dan lain-lain.

b. Pengelolaan Kontrak dan Pembelian
Proyek akan selalu melibatkan perjanjian yang mengikat pihak-pihak peserta, seperti pemilik, kontraktor, rekanan, konsultan, manufaktur dan lain-lain. Perjanjian ini dapat berupa kontrak jasa, pembelian, bantuan teknis ataupun PO-Pembelian. Untuk proyek E-MK yang berukuran besar, pengelolaan kegiatan tersebut memerlukan pengetahuan dan pengalaman yang cukup dalam berbagai masalah, seperti pengenalan material dan sumbernya, pengenalan rekanan, produsen yang berjangkauan global dan lain-lain. Mereka yang akan menangani proyek dituntut memiliki kecakapan evaluasi, negosiasi dan administrasi yang kompleks serta memerlukan ketelitian dan kesabaran.
c. Pengelolaan Resiko
Dalam konteks proyek, pengeloaan resiko diartikan mengidentifikasi secara sistematis baik jenis, besar maupun sumber timbulnya resiko selama siklus proyek. Kemudian menyiapkan tanggapan yang tepat untuk menghadapi resiko tersebut. Sebagai contoh untuk pengelolaan resiko adalah disediakannya contingency dalam aspek biaya dan jadwal. Jadi pengelolaan resiko bersifat proaktif dan bukan reaktif dalam arti menunggu sampai terjadinya persoalan yang sulit diatasi.

d. Pengelolaan Komunikasi
Komunikasi memegang peranan sangat penting dalan rangka mencapai keberhasilan suatu proyek. Untuk memperlancar arus kerja pimpinan proyek, maka harus dibuka dan dipelihara komunikasi dengan pimpinan dan personil dibidang fungsional (horizontal), atas maupun anggota tim inti. Selain itu diperlukan pula perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak (software) sebagai sarana komunikasi bagi proses pengumpulan dan pengelolaan data secara informasi dari berbagai aspek kegiatan proyek yang dapat dilakukan dengan cepat dan akurat sehingga lebih efektif untuk tugas-tugas pengelolaan.